Objectifs
La formation OUTLOOK SOUS EXCHANGE a pour objectifs de :
• Savoir utiliser OUTLOOK sous un serveur collaboratif type Windows Exchange.
• Maîtriser la gestion des mails, savoir gérer ses contacts, son calendrier et appréhender la gestion de tâches.
Public
Toute personne souhaitant maîtriser le logiciel de messagerie électronique.
Prérequis
Maîtrise de l’outil informatique.
Pédagogie
METHODE PEDAGOGIQUE :
Formation dispensée par un intervenant spécialisé dans les logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, bases de données, messagerie électronique…) de la gamme MICROSOFT.
Analyse de cas concrets et d’exposés.
Alternance de présentations théoriques et mises en pratiques.
Méthode pédagogique participative.
Divers supports de cours.
METHODE D'EVALUATION :
Test de niveau (QCM) effectué en début et en fin de formation de manière à mesurer la progression de l'apprenant et de valider ses acquis.
Quizz intermédiaires à l'oral tout au long du parcours.
SANCTION :
Attestation de formation.
Formation théorique et pratique.
Contenu
Un compte Microsoft Exchange est un compte de messagerie scolaire ou scolaire. L'organisation qui fourni le compte de messagerie Exchange exécute un Microsoft Exchange Server ou utilise une Microsoft 365 qui utilise Exchange Server pour fournir des messages électroniques.
La formation OUTLOOK SOUS EXCHANGE vous permettra de maîtriser et d'appliquer des objectifs majeurs de cette réglementation à savoir :
- Envoyer un message électronique
- Organiser et gérer ses messages
- Création et suivi de rendez-vous
- Création et organisation des fiches de contacts
- Création et suivi des tâches
- Utilisation des différents affichages
PROGRAMME DE FORMATION
JOUR 1
LA MESSAGERIE
Gestion des messages (courriers)
- Créer des dossiers.
- Créer, envoyer, recevoir et répondre à un e-mail.
- Transférer un e-mail.
- Effectuer un suivi de messages.
- Gérer et filtrer les messages.
- Réaliser des requêtes de recherches.
- Dans le dossier courant.
- Dans tous les dossiers.
- Gérer les pièces jointes.
- Ouverture et enregistrement des pièces jointes.
- Envoyer un message avec une pièce jointe.
- Automatiser sa boîte de réception.
- Administrer la présentation.
Compte de messagerie
- Options d’envoi des messages.
Déléguer sa messagerie
- Paramétrer le gestionnaire d’abscene.
- Créer des règles.
- Paramétrer ses délégations.
- Gérer les autorisations.
- Transférer sa messagerie.
Personnaliser ses e-mails
- Apposer sa signature.
- Utiliser un modèle.
- Créer un modèle.
Gérer le courrier indésirable
Fin de la première journée
- Bilan de la journée.
- Validation des acquis via un quiz.
JOUR 2
AUTRES OUTILS
Le carnet d’adresses
- Créer, modifier, ouvrir et supprimer des contacts.
- Attacher des éléments : fichier, etc.
- Filtrer des contacts.
- Personnaliser l’affichage.
- Gérer ses carnets d’adresse : liste globale, carnet Outlook.
- Imprimer ses contacts.
- Créer un contact à partir d’un e-mail.
- Un carnet d’adresses fournisseurs.
- Une nouvelle catégorie : organiser ses contacts par catégorie.
Le calendrier
- Paramétrer son agenda.
- Planifier une tâche.
- Créer et gérer ses rendez-vous, ses évènements journaliers, des réunions périodiques.
- Imprimer son agenda, effectuer une mise en page, définir les styles.
- Organiser son dossier calendrier.
- Utiliser les agendas de groupe.
- Vérifier la disponibilité d’utilisateurs.
- Inviter des participants à une réunion.
- Partager son calendrier.
Les tâches
- Créer une tâche, suivre ses tâches.
- Déléguer et affecter ses tâches.
- Modifier une tâche : durée, collaboration, arrêt, privée, périodique…
- Utiliser les informations complémentaires d’une tâche : temps réel, kilométrage, facturation, société…
- Associer une catégorie à une tâche.
- Transformer un message en tâche.
- Utiliser les différents formulaires.
- Envoyer un rapport d’état.
- Suivre les tâches attribuées.
- Transférer une tâche à des utilisateurs.
- Personnaliser l’affichage des tâches : couleurs, champs…
Les notes
- Créer des mémos.
- Utiliser les notes comme « presse papier ».
- Transférer une note à un utilisateur.
- Ranger ses notes dans des dossiers.
- Importer et exporter des notes dans des applications Office.
Le partage d’informations
- Partager son calendrier.
- Ouvrir un calendrier partagé.
- Partager son carnet d’adresse.
- Partager toute autre option personnalisée.
Fin de formation
- Conclusions.
- Test de niveau et correction.
- Évaluation qualitative.
- Validation des acquis.
- Remise de l’attestation de formation.
- Remise d’un support de cours et documents annexes.
Votre formateur Outlook sous Exchange
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Formation Outlook sous Exchange dans vos locaux ou en ligne
Quel format choisir ?
Ces deux formats de formation offrent chacun leurs intérêts pratiques. Chaque participant ayant ses préférences et ses contraintes en matière d’organisation, nous vous garantissons une formation réussie que ce soit en présentiel ou en distanciel.
Les avantages du présentiel :
Déplacement dans vos locaux et partout en France. La formation peut soit se dérouler dans une pièce dédiée soit dans la pièce principale de votre agence si sa configuration le permet.
- meilleur relationnel avec le formateur.
- meilleure assiduité.
- temps de formation concentré sur une période donnée.
- possibilité de former plusieurs personnes simultanément et de manière plus efficace.
Les avantages du distanciel :
Il est important d’être équipé du matériel nécessaire à savoir : poste informatique équipé, connexion internet fibre, webcam, micro et casque audio. Un lien de réunion type Zoom ou Teams sera fourni aux stagiaire directement par le formateur.
- possibilité d'espacer les séances.
- nombre de participants plus limité.
Comment financer la formation Outlook sous Exchange ?
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- OPCO EP pour les salariés d'agences d'architecture.
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Un chiffrage ainsi que les possibilités de financements selon votre OPCO vous seront adressés par un de nos conseillers en formation.
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